Hướng dẫn cách lập bảng theo dõi công việc bằng Excel và một số lưu ý

Trong xã hội bộn bề công việc hiện nay, chúng ta cần có một công cụ để có thể tiện theo dõi, quản lý công việc. Vậy hôm nay chúng ta cùng nhau tìm hiểu cách lập bảng theo dõi công việc bằng Excel và những lưu ý khi lập bảng theo dõi này nhé!

1. Tại sao phải theo dõi công việc?

Việc lập bảng theo dõi, quản lý công việc bằng Excel có thể giúp chúng ta bám sát được công việc, hoàn thành công việc đúng theo tiến độ đã được đưa ra. Ngoài ra việc lập bảng này còn giúp cho chúng ta hiểu rõ hơn về công việc để có thể đưa ra những thay đổi, sắp xếp hợp lý!

Việc lập bảng theo dõi công việc giúp:

* Người quản lý dễ dàng quản lý công việc: những công việc chưa hoàn thành, những công việc đã hoàn thành, thời gian hoàn thành,... mọi thứ đều có thể dễ dàng kiểm soát nếu có bảng Excel theo dõi công việc. Mọi việc quản lý, kiểm soát đều nằm trong bàn tay của nhà quản lý!

* Nhà quản lý có thể phân chia được thời gian, công việc, nhân lực một cách hợp lý: khi có những việc phát sinh ngoài ý muốn cần thêm thời gian hoặc nhân sự, người quản lý có thể dễ dàng điều chỉnh thời gian, nhân sự để có thể đảm bảo công việc đúng tiến độ nhờ bảng Excel theo dõi này.

* Dễ dàng trong việc kiểm tra và đánh giá công việc: chỉ với bảng Excel theo dõi công việc, người quản lý, doanh nghiệp hoặc đối tác dễ dàng để kiểm tra, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc, những công việc quan trọng, công việc đã hoàn thành hay chưa hoàn thành. Từ đó có thể đưa ra nhận xét tổng quan, đánh giá và góp ý khi cần thiết!

Tham khảo thêm: Áp lực công việc là gì?

2. Yêu cầu khi lập bảng và mẫu bảng theo dõi công việc

Một bảng Excel theo dõi công việc cần có những thông tin cơ bản như:

* Tên công ty

* Đơn vị thực hiện

* Tên công trình (dự án, kế hoạch,...) cần thực hiện và cần theo dõi

* Những công việc cần phải thực hiện

* Những công việc đã, đang thực hiện

* Chi tiết người thực hiện những công việc đó

* Kiểm tra và đánh giá (nếu có)

Khi tạo một bảng theo dõi tiến độ của công việc thì chúng ta cần quan sát theo dõi các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch ban đầu để khi có vấn đề có thể dễ dàng điều chỉnh.

Các bạn có thể tham khảo mẫu bảng theo dõi công việc dưới đây:

Mỗi bảng theo dõi tiến độ như vậy đều có liệt kê những công việc quan trọng cần phải thực hiện, người thực hiện công việc đó, thời gian thực hiện công việc, tiến độ hoàn thành công việc đó. Sau khi hoàn thành công việc thì nhà quản lý có thể dựa vào bảng theo dõi này mà dễ dàng đánh giá nhân viên của mình.

Tham khảo thêm: Tìm hiểu về WorkPlace và cách sử dụng WorkPlace

3. Những điều cần lưu ý khi lập bảng theo dõi công việc bằng Excel

Khi lập bảng theo dõi công việc bằng Excel, bạn cần phải đưa ra những chi tiết liên quan đến công việc đang thực hiện để tiện cho quá trình theo dõi, quan sát công việc đó. Bạn càng đưa được nhiều những yếu tố đó thì bạn càng dễ dàng theo dõi công việc và khi có những thay đổi có thể điều chỉnh lại dễ dàng.

Để có thể dễ dàng đánh giá nhân viên của mình, khi thành lập bảng theo dõi tiến độ công việc, bạn nên ghi chú những thông tin cần thiết của nhân viên liên quan đến nhiệm vụ được phân công. Và bạn cũng nên đưa thêm phần nhận xét, đánh giá vào trong bảng!

Cho dù bạn có là người theo dõi bảng hay người thực hiện công việc đi chăng nữa thì việc thành lập một bảng theo dõi công việc bằng excel là một điều rất cần thiết. Nếu là nhà quản lý, hãy sử dụng bảng quản lý công việc này một cách thật thông minh để trở thành một nhà quản lý giỏi! Chúc các bạn thành công!

=> Đọc thêm:

• Mách bạn cách xin nghỉ việc đột xuất không mất lòng cấp trên
• Công việc làm thêm - đâu là lựa chọn nào tốt nhất cho bạn?