Tầm quan trọng của quản lý công nợ trong doanh nghiệp hiện nay

Quản lý công nợ vốn dĩ không thể thiếu đối với một doanh nghiệp trong quá trình phát triển. Hiểu được tầm quan trọng của phương pháp quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thấu đáo và chặt chẽ hơn.

1. Khái niệm công nợ, quản lý công nợ và phân loại các loại công nợ

Công nợ chính là khoản tiền phải thu (của khách hàng) hoặc khoản tiền phát sinh phải trả (cho nhà cung ứng) của một doanh nghiệp, một công ty kinh doanh trong lĩnh vực buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bán sản phẩm,…

Quản lý công nợ chính là hoạt động ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu trong quá trình bán hàng, kinh doanh,…của khách hàng hoặc các khoản tiền phát sinh phải trả cho nhà cung cấp và phải trả trong kỳ sau. 

Quản lý công nợ giúp doanh nghiệp, công ty có thể kiểm soát tình hình tài chính tốt hơn, hiệu quả hơn. Công nợ được chia làm 2 loại chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả.

Về công nợ phải thu: chính là quá trình ghi nhận các khoản phải thu của khách hàng bao gồm: tiền bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính mà chưa thu hồi lại được.

Về công nợ phải trả: chính là các khoản phải trả lại cho các nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu,…mà doanh nghiệp hay công ty chưa thanh toán được trong kỳ, hẹn đợt sau. 

Ngoài hai loại chính trên thì kế toán cũng cần kiểm soát những vấn đề liên quan như: khoản tiền thu nội bộ, tiền lương nhân viên tạm ứng, tiền bồi thường, tiền hư hao tài sản, trừ lương nhân viên do vi phạm,…và các khoản công nợ phải trả cho nội bộ, lương, trợ cấp cho nhân viên, nộp thuế nhà nước,…

2. Hoạt động quản lý công nợ tại các công ty do kế toán đảm nhận

Kế toán có trách nhiệm cập nhật các khoản phát sinh liên tục, cuối tháng tổng hợp sau đó đối chiếu số liệu với các đối tượng công nợ, làm báo cáo định kỳ tháng sau khi tiến hành so sánh công nợ giữa hai bên mà khớp nhau.

Bộ phận kế toán cũng có trách nhiệm phần đốc thúc các khách hàng nhằm thanh toán kịp thời, đúng hạn cho công ty. Trường hợp công nợ không được giải quyết trong tháng đó thì họ sẽ chuyển số liệu đó sang tháng sang để tiếp tục theo dõi. 

Với hai hình thức công nợ đã nêu ở trên, có một số vấn đề mà doanh nghiệp, đặc biệt là nhân viên kế toán cần lưu ý.

Đối với công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi, hạch toán chi tiết từng đối tượng theo lần phát sinh và hạn thanh toán để đốc thúc họ thanh toán đúng hạn; chứng từ liên quan công nợ cần được lưu trữ cẩn thận và cần phải báo cáo với cấp trên khi gặp phải các khoản công nợ quá hạn, khó đòi.

Về công nợ phải trả, kế toán cũng hạch toán, theo dõi và phải kiểm soát tốt hạn thanh toán, các khoản trả thuế nhà nước. Người lao động, nhân viên cần được chi trả đúng hạn và đúng luật, ngoài ra đối với các khoản nợ chưa có hoá đơn cần được cập nhật ngay vào sổ sách, lưu trữ cẩn thận.

3. Quản lý công nợ một cách hiệu quả, doanh nghiệp càng phát triển

Về công nợ phải thu, đầu tiên là doanh nghiệp phải xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng, có chiến lược. 

Bên công ty cần yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận nhằm đảm bảo sự tin cậy của đôi bên liên quan và việc thanh toán đúng thời hạn. Các giao dịch với khách hàng thông qua email, thư, cuộc gọi,…cần được lưu trữ lại để đề phòng kiện tụng, tranh chấp.

Doanh nghiệp cũng cần liên tục đưa ra giải pháp để cải thiện và rút ngắn quy trình thu hồi. Đồng thời cũng cần tăng độ tiện lợi và an toàn nhằm tránh thất thoát tài chính của công ty hay áp dụng các phần mềm quản lý công nợ tự động nhằm đảm bảo độ chính xác cao, quản lý nhanh gọn, tiện lợi. Ví dụ phần mềm kế toán MISA SME.NET ngày nay khá phổ biến.

Với các khoản phải trả thì kế toán cần theo dõi theo từng hóa đơn, hạn thanh toán bằng cách đảm bảo đầy đủ nội dung các biểu mẫu như: báo cáo tuổi nợ của các hoá đơn, bảng kê các hóa đơn đến hạn chi trả, bảng kê các hoá đơn quá hạn,…

Ngoài ra, cần đưa ra những chiến lược, quy trình mua hàng từ các nhà cung cấp hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển, chi phí phát sinh, đàm phán với nhà cung cấp về những biện pháp hiệu quả có lợi cho đôi bên,…

Quản lý công nợ tốt, doanh nghiệp sẽ kiểm soát các khoản tiền chi và thu hiệu quả. Do đó, các bộ phận phụ trách quản lý công nợ luôn đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và thành công của doanh nghiệp, họ cần phải có kiến thức chuyên môn và liên tục đưa ra giải pháp nhằm đơn giản hoá thủ tục và hiệu suất hoá công việc. Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về công nợ, cảm ơn các bạn  đã quan tâm!

>>> Xem thêm các bài viết:

• Kỹ năng quản trị hiệu quả - đôi cánh giúp bạn thành công
• Đàm phán là gì? Bí quyết đàm phán trong kinh doanh giỏi