Những quy định về chữ ký trong các loại giấy tờ mà bạn nên biết

Để đảm bảo tính đúng đắn, chính xác và rõ ràng, đã có những quy định chữ ký trong các loại văn bản, giấy tờ quan trọng. Vậy, bạn đã biết gì về quy định này chưa? Nếu chưa thì hãy cùng đọc bài viết dưới đây để phân biệt được chữ ký nào là đúng quy định nhé. 

1.Tại sao lại cần có quy định về chữ ký?

Chữ kí đóng vai trò rất quan trọng trong các văn bản hành chính. Nó thể hiện tính xác thực của văn bản gốc. Mỗi cá nhân đều phải có chữ ký riêng biệt là dấu hiệu duy nhất và có thể dùng để nhận diện chính chủ.

Ví dụ: Từ những văn bản nhỏ như bản kiểm điểm, bản tường trình đến các văn bản mang tính pháp lý đều phải có chữ ký của các cá thể có liên quan.

Đặc biệt cần chú ý đến là chữ ký trong kinh doanh. Trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, các tổ chức doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các giao dịch liên quan đến lợi ích, quyền hạn và nghĩa vụ đối với hai bên. Luôn có các loại giấy tờ là bằng chứng lưu lại các giao dịch này và điều bắt buộc là phải có chữ ký trên những giấy tờ đó. 

Đã có những quy định về chữ ký trong các văn bản mang nghiệp vụ kinh tế ra đời để đảm bảo sự công bằng, tính ổn định của chung nền kinh tế. Việc đó nhằm thể hiện tính quản lý, tính bắt buộc cho phép mọi hoạt động kinh doanh minh bạch và hợp pháp.

Bởi nếu không có chữ ký có nghĩa là không có bằng chứng thỏa thuận và không có quy định về chữ ký thì sẽ tạo cơ hội cho việc giả mạo chữ ký nhằm trốn tránh cách trách nghiệm và nghĩa vụ có liên quan khi có tranh chấp xảy ra.

2. Quy định về chữ ký trên hoá đơn

Như đã nói ở trên, mọi giao dịch của các bên hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải có giấy tờ là bằng chứng giao dịch. Hoá đơn là một trong những giấy tờ đó.

Hoá đơn được cung cấp từ bên bán sau khi bên mua nhận được sản phẩm. Trên hoá đơn ghi rõ thời gian, địa điểm giao dịch, thông tin hàng hoá, sản phẩm và các bên tham gia giao dịch.

Bên bán có trách nhiệm đưa hoá đơn và lấy chữ ký của người đại diện bên mua để xác nhận đã nhận hàng và khoản tiền cần thanh toán đã thanh toán hay nợ lại.

Bên mua cũng có nhiệm vụ đối chiếu và yêu cầu chữ ký của người đại diện bên bán. Tất cả đều phải là chữ ký tươi, tức là chữ ký bằng tay.

Việc ký vào hoá đơn thể hiện tính chất giao dịch. Để cả hai bên đều có bằng chứng về việc trao đổi. Đề phòng trường hợp có những mâu thuẫn, hiểu nhầm xảy ra như bên bán nói rằng bên mua chưa thanh toán tiền hàng cho mình…

Chữ ký trên hoá đơn phải là chữ ký phù hợp với quy định của pháp luật. Tức là không sử dụng mực đỏ và mực dễ phai màu, không được tẩy xóa và phải chỉnh sửa cùng màu mực. Tốt nhất các bên giao dịch nên sử dụng loại bút mực xanh và không phai màu.

Nếu làm sai quy định thì bên tổ chức vi phạm sẽ bị phạt từ 3 triệu đến 5 triệu (theo Khoản 1, Điều 8 Nghị định 41/21018/NĐ-CP).

3. Quy định về chữ ký trong hợp đồng

Hợp đồng là một loại văn bản đặc biệt. Nó bao gồm cả tính pháp lý nên khi có chữ kỹ của người tham gia đồng nghĩa với việc họ nhận thức được và đồng ý với những ràng buộc pháp lý đó.

Khi hai bên thực hiện ký kết hợp đồng, họ phải là người đại diện có thẩm quyền. Đứng ra thừa nhận sự ràng buộc, phát sinh các quan hệ, quyền trách nhiệm và nghĩa vụ. Đồng ý với mọi sự thỏa thuận và các điều khoản có trong hợp đồng. Khi vi phạm hợp đồng phải có trách nhiệm giải quyết hoặc đền bù. 

Chính vì vậy, chữ ký trên hợp đồng yêu cầu là chữ ký tươi (chữ ký tay) không được sử dụng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu và không sử dụng chữ ký photo hay đóng dấu. Điều này thể hiện người đại diện nhận thức được hành vi ký kết. Bởi chữ ký photo có thể giả mạo được. 

Bản hợp đồng có chữ ký đúng quy định thì mới có hiệu lực pháp lý. Mọi chứng từ, các bản sao có đóng dấu đều chỉ là tài liệu tham khảo. Cơ quan tòa án sẽ không giải quyết bất cứ hợp đồng nào (khi xảy ra tranh chấp) không phải là bản gốc và không có chữ ký đúng quy định.

Lời khuyên khi ký hợp đồng, văn bản là hãy sử dụng mực xanh vì đôi khi mực đen trông rất giống chữ ký photo, khó có thể phân biệt. 

Những quy định này chỉ đúng với ký kết hợp đồng trực tiếp không áp dụng cho các hình thức ký kết khác như ký trên các văn bản, chứng từ, hợp đồng điện tử.

Trên đây là một số thông tin về những quy định chữ ký đặc biệt là chữ ký trên hoá đơn giao dịch và hợp đồng. Hy vọng rằng bạn đọc có thể tham khảo và rút ra những lưu ý cho bản thân tránh vi phạm những quy định này nhé. 

>>> Xem thêm các bài viết:

• Việc làm và cơ hội nghề nghiệp ngành quản trị kinh doanh
• Tìm hiểu về vai trò của trưởng nhóm trong làm việc nhóm