Đơn xin nghỉ phép và những điều có thể bạn chưa biết về nó

Ngày nay, xã hội với guồng quay dồn dập đang dần lấy đi của chúng ta khoảng thời gian quý báu. Đa số chúng ta đều dành quỹ thời gian một ngày để phục vụ cho công việc, ngoài 8 tiếng làm việc chính thức thì còn có tăng ca, công tác….Chính tần suất làm việc với cường độ cao như thế luôn khiến ta trong trạng thái mệt mỏi, uể oải, thiếu ngủ… 

Bởi vậy, thật không khó hiểu khi mỗi người trong chúng ta luôn muốn có một vài buổi nghỉ ngơi trong chuỗi ngày dài làm việc quần quật để nghỉ ngơi, thư giãn, cũng là để hồi phục lại năng lượng cho bản thân. Nhưng liệu rằng , bạn đã biết rõ về cách trình bày cũng như các bí kíp nhỏ để có được một đơn xin phép hoàn chỉnh nhất và thuyết phục được người nhận hay chưa ?

ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP LÀ GÌ ?

Chắc hẳn mỗi người trong số chúng ta cũng đã từng ít nhất một lần nghe về đơn xin phép , cũng đã từng được thầy cô hướng dẫn làm như thế nào để có một đơn xin phép chính xác và khoa học nhất. Nhưng thời gian càng lâu thì lại càng khiến ta trở nên dễ quên cách viết, cách trình bày một đơn xin phép như thế nào cho chính xác. Vậy bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về cách trình bày của đơn xin phép, nhưng trước hết, hãy bắt đầu từ định nghĩa của nó.

Đơn xin phép là một loại văn bản có dùng để đưa ra đề nghị mà cụ thể hơn là lời xin phép của người viết đối với người nhận, như vậy, người viết là người ở vị trí thấp hơn người nhận khi xét về một hoặc một số khía cạnh nào đó. Đơn xin phép thường được sử dụng để thể hiện sự tôn trọng, cũng là một tài liệu quan trọng để ghi nhận lại số ngày hoạt động của bạn trong tổ chức.

Tham khảo thêm: Cách xin nghỉ việc đột xuất không mất lòng cấp trên

KHI NÀO CẦN SỬ DỤNG ĐẾN ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP ?

Dĩ nhiên rằng sẽ phải có lúc chúng ta cần sử dụng đến đơn xin phép nghỉ nhưng có phải lúc nào ta cũng cần sử dụng đến nó hay không ? Liệu bạn đã thực sự biết đến các trường hợp cần thiết hay bắt buộc phải dùng ? Bài viết này sẽ giải đáp cho bạn những thắc mắc, khó hiểu về cách sử dụng của đơn xin phép nói chung.

Ngay từ cái tên thì ta đã phần nào hiểu được về các trường hợp cần sử dụng đến đơn xin phép. Đó là khi ta muốn xin sự đồng ý từ những người có thẩm quyền giải quyết mong muốn của chúng ta. Nếu chỉ có vậy thì lại quá đại khái, chưa đủ tính cụ thể, rõ ràng để cho mọi người cùng hiểu rõ, chính vì vậy ta hãy cùng tìm hiểu liệu có những trường hợp nào thì ta cần có một tờ đơn xin phép.

Đơn giản nhất, khi thời tiết thay đổi, sức khỏe bạn chợt trở nên có vấn đề,bạn cảm thấy mệt mỏi trong người, thấy khó chịu và không thể đi học,đi làm với tình trạng sức khỏe như thế hay chợt bạn nhận được cuộc gọi,thông báo về một công chuyện gấp cần phải có bạn thì mới giải quyết được thì khi ấy bạn cần phải nghỉ học, nghỉ làm buổi ngày hôm đó và bạn nhất thiết cần có một tờ đơn xin phép để cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết. 

Hay đôi khi, bạn cảm thấy cuộc sống, công việc có quá nhiều áp lực,bạn gần như trở nên nghẹt thở giữa guồng quay chóng mặt ấy và bạn muốn có thời gian dành riêng cho bản thân,muốn có một chuyến đi chơi xa, muốn có những phút giây bên gia đình,người thân,người thương, muốn được nghỉ ngơi,thư giãn để nạp đầy năng lượng sau một giai đoạn đầy căng thẳng khi bù đầu vào công việc mà các mối bận tâm trong cuộc sống thì khi ấy,bạn cần chuẩn bị một tờ là đơn xin phép .

SỰ QUAN TRỌNG CỦA ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP ĐỐI VỚI NGƯỜI VIẾT VÀ NGƯỜI NHẬN

Mang tính chất của tờ đơn xin phép nên trước hết đây là cầu nối quan trọng giữa người viết và người nhận để người viết đề đạt những yêu cầu, mong muốn được nghỉ.Như vậy, trước hết, đối với người viết thì đây là điều bắt buộc để người viết có thể có được thời gian nghỉ chính thức.Đồng thời, một lá đơn xin phép nghỉ thay vì chỉ một lời xin phép bằng miệng cũng là một cách để người viết thể hiện sự tôn trọng, sự nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm đối với công việc, với cấp trên và với đồng nghiệp của mình.

Sẽ như thế nào khi một người tự ý nghỉ phép giữa chừng mà không thông báo ? Trước hết, mọi người sẽ đánh giá không tốt về tinh thần làm việc, sự hợp tác của anh ta với những người xung quanh.Cùng với đó có thể là sự gián đoạn trong việc sắp xếp nhân sự, phân chia công việc .

Đối với nơi tiếp nhận đơn xin phép nghỉ thì điều này thể hiện sự tôn trọng của nhân sự đó với tổ chức anh ta đang hoạt động, đồng thời cũng là một thông báo trước để tổ chức sắp xếp , phân chia công việc.Không chỉ vậy, đây còn là một việc làm bắt buộc để duy trì các quy tắc về ngày làm/nghỉ của tổ chức đó.

Nói tóm lại, đối với cả hai bên viết và nhận đơn thì lá đơn đều mang một ý nghĩa nhất định, bởi vậy, nó là bắt buộc để ta có một lá đơn xin nghỉ khi ai đó muốn tạm dừng công việc , tránh để bản thân mắc các lỗi giao tiếp không đáng có mà hậu quả để lại thì lâu dài.

VIẾT ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP NHƯ THẾ NÀO CHO RÕ RÀNG VÀ HỢP LÝ NHẤT ?

Để minh họa cho cách viết một lá đơn xin nghỉ phép rõ ràng và hợp lý nhất thì ta có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép dưới đây 

Như vậy, một lá đơn xin nghỉ cần mang tính rõ ràng, ngắn gọn, súc tích và được trình bày một cách khoa học, dễ hiểu. Cũng giống như hình thức của nhiều loại hình đơn khác thì đơn xin phép nghỉ  phải được bắt đầu bằng quốc hiệu, tiêu ngữ 

 “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 

Độc lập -Tự do -Hạnh phúc “

Dưới đó thì người viết cần đề cập đến tên của lá đơn ( cũng chính là mục đích chính viết đơn này là gì ).Ví dụ có đơn xin phép nghỉ học ( dùng để xin phép nghỉ học ),  đơn xin phép nghỉ việc ( dùng để xin phép nghỉ việc ) , đơn xin nghỉ phép ( dùng để xin phép nghỉ phép chứ không nghỉ việc hẳn ).....Tùy vào mục đích viết đơn mà ta đặt tên cho lá đơn ấy sao cho hợp lý và dễ hiểu.

Với đặc trưng là truyền tải thông tin thì một lá đơn nói chung và một  đơn xin phép nghỉ nói riêng đều cần có thông tin của người nhận và người gửi.Thông tin của người gửi chỉ cần bao gồm tên của người mà ta muốn gửi. Không nên gửi cho nhiều người vì nó sẽ làm mất thời gian của cả hai bên mà hiệu suất việc làm lại không cao.

Thay vào đó, ta cần chọn lọc,xem xét những người có khả năng đáp ứng nhu cầu của mình. Khi liệt kê danh sách người gửi, ta nên đặt tên mỗi người/nhóm người/tổ chức ở một dòng riêng, đặt theo thứ tự từ lớn đến nhỏ và viết hoa các từ ngữ đặc biệt để thể hiện sự tôn trọng của người viết đối  với người gửi đồng thời để lá đơn được trình bày một cách sạch đẹp và dễ nhìn.

Về phần thông tin của người gửi, ta nên trình bày đủ ý, ngắn gọn, chỉ đề cập đến những thông tin cơ bản cần thiết nhất như tên, nơi công tác, vị trí công tác. Ta cũng cần thiết để đề cập đến phương thức liên hệ trong tờ đơn xin phép như số điện thoại, email….để tránh các trường hợp mất liên lạc trong khi đó lại là một trường hợp khẩn cấp.

Đối với phần chính của lá đơn là đề đạt yêu cầu được xin phép nghỉ thì ta nên trình bày chi tiết, cụ thể và nên chân thành để dễ nhận được sự đồng cảm của người phê duyệt,khi ấy thì khả năng được chấp nhận của lá đơn sẽ cao hơn.

Có hai  điểm mà ta nhất thiết phải viết trong lá đơn ấy là lý do xin nghỉ và thời gian nghỉ.Đây là những điều kiện bắt buộc mà người viết phải trình bày trong đơn xin phép nghỉ của mình, không những thế còn cần trình bày chân thật và mang tính lịch sự,tôn trọng cao.Đây cũng là phần ghi điểm trong con mắt người xét duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn để lá đơn ấy dễ dàng chấp nhận hơn.Để làm được điều đó, đừng quên là hãy trình bày sự thật và thật cụ thể, rõ ràng lý do bạn muốn nghỉ là gì .

Sẽ thật là thiếu sót lớn khi bạn không có lời cảm ơn và lời hứa hẹn trong tờ đơn xin phép nghỉ ấy . Lời cảm ơn này không chỉ là một thủ tục cần có mà còn thể hiện sự trân trọng,biết ơn của bạn đối với sự cho phép của người có thẩm quyền giải quyết đối với nhu cầu, mong muốn của bạn.Thông thường, chúng ta chỉ cần sử dụng mẫu câu “ Tôi xin chân thành cảm ơn” để thể hiện sự trân trọng đó. 

Còn đối với lời hứa hẹn thì ta nên hứa hẹn sẽ hoàn thành phần công việc mà đáng lẽ ta đảm nhận khi ta không nghỉ. Tóm lại, ta cần hứa sẽ hoàn thành trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của bản thân đối với tổ chức , không để vì sự vắng mặt của bản thân làm ảnh hưởng đến công việc, đồng nghiệp, tổ chức…

Lời hứa hẹn càng chân thành bao nhiêu thì sự tin tưởng của người phê duyệt đối với lá đơn của ta càng nhiều bấy nhiêu. Nhưng đừng quên là, ta cần phải thực hiện đầy đủ và tốt nhất những gì ta hứa. Nếu không, lời hứa lại trở thành con dao hai lưỡi, biến at thành kẻ thất hứa, thành đối tượng không đáng tin trong mắt mọi người. 

Tham khảo thêm: Cách viết đơn xin nghỉ phép của Bộ Nội vụ đúng quy chuẩn

Như vậy, qua những gì đã tìm hiểu phía trên thì đơn xin nghỉ phép  có một vai trò vô cùng quan trọng trong công việc của mỗi người. Nó có thể xem như một khía cạnh để những người xung quanh đánh giá về cách hành xử, làm việc của một người nào đó liệu có đủ chuyên nghiệp hay không.Chính từ những ý nghĩa đó mà mỗi người trong số chúng ta cần phải biết tự viết và đánh giá được mức độ chính xác và hợp lý của tờ đơn mình viết, tránh mắc các lỗi không cần thiết để mất điểm một cách đáng tiếc trong con mắt của cấp trên.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Văn hóa công ty và những vấn đề cơ bản bạn cần phải biết
• Tìm hiểu về WorkPlace và cách sử dụng WorkPlace hiệu quả